เมื่อเอกสารมีจำนวนมากขึ้น การจัดเก็บเอกสารเข้าไปในตู้เก็บเอกสารก็ดูจะไม่เข้าท่าเท่าไหร่นัก เพราะเอกสารจำนวนมากนั้นทำให้การบริหารจัดการเอกสารในตู้นั้นทำได้ยาก อีกทั้งยังมีข้อเสียมากกว่าข้อดี คือมีต้นทุนในการจัดการเอกสารสูง รวมถึงพื้นที่การจัดเก็บเอกสารอาจจะมากตามเอกสารที่มากขึ้นด้วย แทนที่เราจะเสียเวลาจัดการเอกสารที่มากมายเหล่านั้น คงจะดีกว่ามากหากเราจะเก็บเอกสารทั้งหมดเหล่านั้นลงในระบบที่จัดการทุกอย่างให้เรา

ระบบจัดเก็บเอกสาร ได้เข้ามาช่วยในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้งานบริหารจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายยิ่งกว่าปลอกกล้วย ซึ่งข้อดีของระบบจัดเก็บเอกสารนั้นมีมากมาย จึงทำให้หลายองค์กร หรือหลายหน่วยงานหันมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร ช่วยเรื่องการจัดการเอกสาร อีกทั้งความสำคัญในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลมีมากกว่าการเก็บเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษ ลดต้นทุนการจัดการเอกสารลงไปได้มาก

เมื่อเทียบกับการจัดเก็บเอกสารเข้าไปในตู้เอกสาร ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจำนวนมากเหล่านั้นเราจะค้นหาไม่เจอ เพราะระบบจัดเก็บเอกสารถูกออกแบบเพื่อการจัดการเอกสารโดยเฉพาะ จัดเก็บ จัดการ ค้นหา ควบคุมสิทธิ์ แชร์ข้อมูลกระดาษ ลดความสูญเสีย ลดต้นทุน เพิ่มความเร็วในการทำงาน ถือว่าเป็นนิยามของระบบจัดเก็บเอกสารเลยก็ว่าได้