เราขอแนะนำให้ใช้ OHIO (จัดการครั้งเดียวเท่านั้น) เพื่อแยกอีเมลของคุณ ส่วนสำคัญของ OHIO คือการเก็บอีเมลที่คุณต้องเก็บไว้ - นำออกจากกล่องจดหมาย! นี่คือเหตุผลที่การเก็บถาวรเป็นสิ่งสำคัญและทำไมคุณไม่ควรกั

เราขอแนะนำให้ใช้ OHIO (จัดการครั้งเดียวเท่านั้น) เพื่อแยกอีเมลของคุณ ส่วนสำคัญของ OHIO คือการเก็บอีเมลที่คุณต้องเก็บไว้ - นำออกจากกล่องจดหมาย! นี่คือเหตุผลที่การเก็บถาวรเป็นสิ่งสำคัญและทำไมคุณไม่ควรกังวลกับโฟลเดอร์

สรุปสั้น ๆ จากบทความ OHIO ของเรา: กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่ที่เก็บถาวรถังขยะตู้เก็บเอกสารหรือที่ทิ้งขยะ มันคือกล่องจดหมาย!

เมื่อคุณมีอีเมลหลายร้อยหรือหลายพันฉบับในกล่องจดหมายอีเมลเหล่านั้นจะถูกฝังอย่างรวดเร็ว นอกสายตาคือไม่สนใจ การค้นหาอีเมลที่เฉพาะเจาะจงนั้นยากกว่ามากทำให้โปรแกรมรับส่งเมลของคุณทำงานได้ช้าลง (แม้ว่าคุณจะเข้าถึงอีเมลผ่านเบราว์เซอร์เช่น Gmail) และสามารถใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณได้หมดหากคุณใช้ Outlook หรือ Apple Mail บนโทรศัพท์ของคุณ

บรรทัดล่าง: ไม่มีประเด็นใดที่จะต้องเก็บอีเมลทั้งหมดไว้ในกล่องจดหมายและเหตุผลดีๆมากมายที่ไม่ควรทำ

ด้วยเหตุนี้คุณจึงต้องจัดการอีเมล (ตอบกลับ / ส่งต่อเปลี่ยนเป็นงานตั้งค่าการประชุม) จากนั้นลบอีเมลหรือเก็บถาวร นี่คือวิธีที่คุณควรทำ

อีเมลของคุณควรไปอยู่ในโฟลเดอร์ Archive ไม่ควรเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์ที่มีการจัดระเบียบอย่างรอบคอบหลายร้อยโฟลเดอร์ พวกเขาควรเข้าไปในโฟลเดอร์ Archive เดียว

นั่นเป็นคำพูดที่ค่อนข้างชัดเจนดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีเหตุผลเล็กน้อย

ประการแรกลำดับชั้นของโฟลเดอร์ต้องใช้เวลาในการตั้งค่าและดูแลรักษาเวลาที่จะใช้จัดการอีเมลของคุณได้ดีขึ้น ประการที่สองอาจต้องใช้ความพยายามเล็กน้อยในการตัดสินใจว่าอีเมลควรจะไปที่ใด - อีเมลจากเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับสาเหตุที่พวกเขาพลาดกำหนดเส้นตายของโครงการไปยังโฟลเดอร์ของโครงการนั้นหรือไม่ โฟลเดอร์สำหรับบุคคลนั้น? โฟลเดอร์ที่เรียนรู้บทเรียน - และการตัดสินใจนั้นใช้เวลานานและสิ้นเปลือง สุดท้ายนี้อาจเป็นเรื่องยากที่จะค้นหาอีเมลในภายหลังเมื่ออาจอยู่ในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งและแต่ละโฟลเดอร์มีอีเมลหลายร้อยฉบับ

ที่เก็บถาวรเดียวทำให้ง่ายต่อการย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายเนื่องจากคุณไม่ต้องใช้ทรัพยากรในการคิดหรือการตัดสินใจใด ๆ คุณเพียงแค่จัดการอีเมลและย้ายไปไว้ในที่เก็บถาวรของคุณ อาจไม่ใช่เรื่องง่ายกว่านี้และเมื่อคุณพยายามที่จะอยู่เหนือการไหลเวียนของอีเมลที่ไม่สิ้นสุดคุณต้องการให้กระบวนการของคุณง่ายและสะดวกที่สุด ทุกความยากหรือการระคายเคืองจะขยายใหญ่ขึ้นดังนั้นสิ่งที่น่ารำคาญเล็กน้อยหรือเสียเวลาสำหรับอีเมลหนึ่งฉบับจะสร้างความรำคาญอย่างมากและเสียเวลาสำหรับอีเมลหลายร้อยฉบับ

สำหรับบางคนนี่จะเป็นการผ่อนคลายที่น่ายินดีสำหรับการทรมานโครงสร้างโฟลเดอร์ แต่คนอื่น ๆ บางคนจะต้องหายใจเข้าไปในถุงกระดาษด้วยความคิดที่จะสูญเสียการออกแบบอย่างพิถีพิถันซับซ้อนมีเหตุผล สวย โครงสร้างโฟลเดอร์ หากเป็นคุณก็น่าเสียดายที่สิ่งนี้จะกลืนยาก เรารับรู้ถึงความเจ็บปวดของคุณแม้ว่าเราจะมั่นใจว่าประโยชน์ระยะยาวของไฟล์เก็บถาวรเดียวจะมากกว่าการชดเชยความเจ็บปวดในระยะสั้นจากการเปลี่ยนแปลงระบบของคุณ

ดูเหมือนว่าจะเห็นได้ชัดว่าในการเก็บอีเมลของคุณคุณเพียงแค่ต้องย้ายไปไว้ในโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณเท่านี้คุณก็เข้าใจถูกแล้ว แต่ถ้าคุณมีอีเมลหลายร้อยหรือหลายพันฉบับในกล่องจดหมายการย้ายทีละรายการจะดูน่ากลัว ตามหลักการแล้วคุณต้องหาวิธีย้ายทีละมาก ๆ

หากคุณใช้ไคลเอนต์เช่น Microsoft Outlook หรือ Apple Mail การเลือกเมลจำนวนมากเป็นเรื่องง่าย คลิกอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณเลื่อนลงกดแป้น SHIFT บนแป้นพิมพ์ของคุณแล้วเลือกอีเมลอื่น อีเมลทั้งหมดระหว่างอีเมลแรกและอีเมลที่สองจะถูกเลือก คุณสามารถลากและวางลงในโฟลเดอร์เก็บถาวรหรือใช้ปุ่มเก็บถาวร เช่นเดียวกับไอคอนฟล็อปปี้ดิสก์ที่ใช้แทนบันทึกมีไอคอนไฟล์เก็บถาวรมาตรฐานที่ดูเหมือนกล่องเก็บถาวรกระดาษแข็งแบบดั้งเดิม ใน Outlook และ Apple Mail (ทั้งแอปพลิเคชันไคลเอนต์และแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่) สำหรับปุ่มเก็บถาวร

หากคุณใช้ไคลเอนต์ Outlook คุณยังสามารถสร้างการดำเนินการขั้นตอนด่วนที่ทำเครื่องหมายอีเมลที่เลือกทั้งหมดว่าอ่านแล้วและย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรด้วยการคลิกปุ่มเดียว (หรือแป้นพิมพ์ลัด)

หากคุณตัดสินใจที่จะเริ่มต้นใหม่คุณสามารถเลือกอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณได้ตลอดเวลาโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + A (Command + A บน Mac) และเก็บถาวร เราไม่สามารถบอกคุณได้ว่านั่นเป็นสิ่งที่ถูกต้องหรือไม่ แต่คุณจะได้รับกล่องจดหมายว่างเปล่าอย่างรวดเร็ว

ในอินเทอร์เฟซบนเว็บเช่น Gmail คุณสามารถเลือกทีละหน้าโดยคลิกช่องทำเครื่องหมายที่ด้านบนสุดของหน้า

ไม่มีแป้นพิมพ์ลัดสำหรับเลือกอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ (แม้ว่า * + a จะเลือกอีเมลทั้งหมดในหน้านั้น) แต่เมื่อคุณเลือกอีเมลทั้งหมดในหน้าแถบข้อความจะปรากฏเหนือ อีเมลทำให้คุณมีตัวเลือกในการเลือกอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ

คลิกลิงก์นี้เพื่อเลือกอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ แถบข้อความจะเปลี่ยนเพื่อให้คุณสามารถยกเลิกการเลือกได้

จำนวนอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรในครั้งเดียวนั้นขึ้นอยู่กับคุณจริงๆ ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วการมีกล่องจดหมายว่างเปล่าเป็นการชั่วคราวที่ดีที่สุดและที่แย่ที่สุดก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย คุณไม่สามารถควบคุมสิ่งที่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณได้เนื่องจากใครก็ตามที่มีที่อยู่ของคุณสามารถส่งบางสิ่งให้คุณได้ ดังนั้นแม้ว่าคุณจะจัดการกล่องจดหมายให้ว่างเปล่า แต่กล่องจดหมายก็จะไม่ว่างเปล่า กล่าวได้ว่าไม่ใช่เป้าหมายที่ดีที่จะตั้งเป้าหมายเพราะการมีกล่องจดหมายว่างแม้จะเป็นช่วงเวลาสั้น ๆ ก็ต้องกดดันคุณเล็กน้อย แต่ มันจะไม่ว่างเปล่าด้วยเหตุนี้การจัดการอีเมลของคุณจึงเป็นกระบวนการไม่ใช่เป้าหมาย และแน่นอนว่าคุณไม่จำเป็นต้องเก็บอีเมลหากไม่จำเป็นต้องเก็บไว้คุณสามารถลบได้ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดพื้นที่

ดังนั้นแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การเก็บถาวร (หรือลบ) จดหมายทุกฉบับในกล่องจดหมายของคุณให้มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายที่ทำได้ซึ่งจะช่วยลดความเครียดในอีเมลของคุณ มีเพียงคุณเท่านั้นที่รู้ว่าอะไรจะช่วยลดความเครียดในอีเมลของคุณได้ แต่เป้าหมายตัวอย่าง ได้แก่

• ไม่มีจดหมายจากพนักงาน / ผู้จัดการ / ลูกค้าของคุณ (ลบตามความเหมาะสม) ในช่วงปลายสัปดาห์

ค้นหาว่าอีเมลใดที่ทำให้คุณเครียดมากที่สุด จัดการและจัดเก็บ (หรือลบ) อีเมลเหล่านั้นตามลำดับความสำคัญ