คุณอาจมีกองเอกสารที่คุณรู้ว่าควรเก็บไว้ แต่คุณอาจไม่รู้ว่าจะเก็บไว้ที่ไหน กองบนโต๊ะของคุณระบุว่า "สำคัญ" เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมหรือไม่? หรือกองนั้นควรอยู่ในกล่องรองเท้าเก่าใต้เตียง? การจัดเก็บเอกสารสำคัญอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่การจัดระบบสามารถช่วยประหยัดเวลา ขจัดความยุ่งเหยิง และทำให้คุณสบายใจได้ [ที่มา: National Association of Professional Organizers ] การจัดระเบียบเป็นสิ่งจำเป็น หากมีอะไรเกิดขึ้นและคุณจำเป็นต้องตรวจสอบใบแจ้งยอดบัตรเครดิตเมื่อสองเดือนที่แล้ว คุณจะทราบหรือไม่ว่าจะหาได้จากที่ไหน คุณสามารถเข้าถึงสูติบัตรและบัตรประกันสังคมของคุณได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? ถ้าคำตอบคือไม่ ก็อาจถึงเวลาต้องจัดบ้างแล้ว การจัดเอกสารสำคัญของคุณให้เป็นระเบียบไม่ใช่แค่เรื่องของความสวยงามเท่านั้น ถ้าเกิดไฟไหม้หรือน้ำท่วมถูกโจมตี การรู้ว่าจะเข้าถึงเอกสารสำคัญของครอบครัวคุณได้อย่างไร จะช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากมากมาย แค่คิดถึงเวลาและความพยายามที่จะใช้เพื่อแทนที่เอกสารเหล่านั้น แรงจูงใจอีกประการหนึ่งในการจัดระเบียบคือการหลีกเลี่ยงปัญหาที่เพิ่มขึ้นของการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว การขโมยหมายเลขประกันสังคมของคุณสามารถทำลายเครดิตของคุณและนำไปสู่การพลาดโอกาสในการทำงาน [ที่มา: Federal Trade Commission ] การมีระบบที่ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็วจะช่วยลดความเครียดได้ มีคนที่หาเลี้ยงชีพด้วยการช่วยเหลือผู้อื่นให้เป็นระเบียบ และถึงแม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องเป็นมืออาชีพหรือจ้างใครก็ตาม คุณสามารถทำตามผู้นำของพวกเขาและทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่จะทำให้คุณรู้สึกน้อยลง เครียดและมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้นเล็กน้อย

แล้วคุณจะเริ่มต้นที่ไหน? ขั้นแรก คุณต้องรวบรวมทุกสิ่งที่คุณมีและจัดเรียงเป็นกองต่างๆ ถามตัวเองว่า "เอกสารนี้สำคัญ ปานกลาง หรือขยะ ในขณะที่คุณกำลังทำสิ่งนี้ ใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาสิ่งที่คุณมีจริงๆ เห็นได้ชัดว่าจะมีสิ่งที่มีความสำคัญสูง เช่น สูติบัตรและบัตรประกันสังคมแต่ยังมีบางสิ่งที่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บไว้จริงๆ อีกด้วย ซื่อสัตย์กับตัวเองและโยนทิ้งสิ่งที่ทำได้ สิ่งที่สามารถจำแนกได้ว่าสำคัญมากควรรวมเป็นกองเดียว ใบเกิดหรือมรณะ บัตรประกันสังคม บันทึกการสร้างภูมิคุ้มกันโรค และหนังสือเดินทางเป็นสิ่งที่มีความสำคัญสูงและรายการเหล่านี้ควรอยู่ภายใต้การล็อคและใส่กุญแจในสถานที่ที่ปลอดภัย [แหล่งที่มา: NOLO ] สิ่งที่สำคัญพอสมควรควรไปในกองที่สอง บันทึกภาษี , W-2s, ภาพถ่ายครอบครัว, ใบรับรองผลการเรียน, ประกาศนียบัตรของโรงเรียน และใบแจ้งการลงทุน ล้วนมีความสำคัญแต่อาจไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเป็นประจำ รายการเหล่านี้สามารถวางไว้ในตู้เก็บเอกสารหรือโฟลเดอร์ไฟล์หรืออาจอยู่ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลดิจิทัล [ที่มา: IRS ] แล้วกองขยะล่ะ? แม้ว่าหมวดหมู่นี้ดูเหมือนจะอธิบายได้ง่าย แต่คุณอาจพบว่าเป็นการยากที่จะระบุว่าอะไรเป็นขยะ ในบางกรณี ความกลัวที่จะทิ้งของที่คุณอาจต้องการจะทำให้คุณเก็บสะสมเอกสารที่ไม่จำเป็น แต่อย่ากลัวที่จะโยนทิ้ง เป็นวิธีเดียวที่จะลดความยุ่งเหยิงและสร้างสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง โฆษณาที่มาพร้อมกับใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณเป็นขยะ แต่แล้วใบแจ้งยอดจากธนาคารเองล่ะ คุณควรทิ้งหรือยื่นมันไหม ดูหัวข้อถัดไปเพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าคุณต้องเก็บอะไรไว้และทิ้งอะไรได้บ้าง ดูเหมือนว่าคุณมีกองเมลขยะที่ยังไม่ได้เปิดวางอยู่เต็มไปหมดหรือไม่? หากต้องการลดความยุ่งเหยิงที่อาจทำให้คุณค้นหาเอกสารที่สำคัญกว่านั้นไม่ได้ ให้ทำตามเคล็ดลับง่ายๆ นี้: เปิดอีเมลของคุณทุกวัน ทุกครั้งที่คุณตรวจสอบเมล แทนที่จะผลักไสเมลที่ยังไม่ได้เปิดไปที่กองขยะ ให้เปิดดูให้แน่ใจว่าไม่ต้องการอะไรแล้วโยนทิ้งไป

• None ใบแจ้งยอดจากธนาคาร - หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีของคุณทางออนไลน์ ให้เก็บใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณไว้เป็นเวลาสามปี [ที่มา: BBT ] คุณอาจต้องการพิจารณาเป็นสีเขียวและลงทะเบียนสำหรับใบแจ้งยอดแบบไร้กระดาษการทำเช่นนี้สามารถช่วยขจัดความยุ่งเหยิงและแสดงใบแจ้งยอดจากธนาคารทั้งหมดได้ด้วยการคลิกเมาส์

• None การคืนภาษี - ระยะเวลาที่คุณเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมที่แสดงใบแจ้งยอด ตามกฎทั่วไป เก็บเอกสารเหล่านี้ไว้เจ็ดปี [ที่มา: IRS ]

• None ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต - หลังจากตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งยอดของคุณแล้ว ให้หั่นย่อย หากคำแถลงของคุณมีข้อมูลระบุตัวตนใดๆ ก็ตาม จำเป็นต้องกำจัดอย่างเหมาะสมเพื่อลดความเสี่ยงของการโจรกรรมข้อมูลระบุตัวตน [แหล่งที่มา: Money Management International ] อย่างไรก็ตาม หากคุณได้ทำการซื้อจำนวนมากหรือยังไม่ได้รับสินค้าที่ซื้อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาใบแจ้งยอดของคุณในกรณีที่คุณจำเป็นต้องโต้แย้งการซื้อ บันทึกบัตรเครดิตของคุณสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณชำระเงินแล้ว เอกสารอื่น ๆ เช่น W-2s และแผนการออมเพื่อการเกษียณอายุควรเก็บไว้จนกว่าคุณจะเกษียณอายุจริง [แหล่งที่มา: IRS ] การรู้ว่าควรเก็บอะไรไว้และนานแค่ไหนเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในเส้นทางสู่องค์กร ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าควรเก็บอะไร คุณจำเป็นต้องรู้ว่าจะเก็บไว้ที่ไหน ดูหน้าถัดไปสำหรับวิธีใหม่ๆ ในการจัดเก็บเอกสารสำคัญของคุณ จากการศึกษาของ National Crime Victimization Survey พบว่า 1.6 ล้านครัวเรือนถูกขโมยจากบัญชีอื่นที่ไม่ใช่บัตรเครดิต และ 1.1 ล้านครัวเรือนมีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น หมายเลขประกันสังคม ถูกขโมย [ที่มา: Baum ] การขโมยข้อมูลประจำตัวของคุณอาจทำให้เกิดปัญหามากมายที่ไม่สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ อาจต้องใช้เวลาหลายปีในการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับรายงานเครดิตของคุณ ดังนั้นให้ใช้เวลาในการจัดระเบียบตอนนี้และช่วยตัวเองให้พ้นจากปัญหาในอนาคต

มีหลายวิธีในการจัดระเบียบเอกสารสำคัญของคุณ มีวิธีการที่ใช้เทคโนโลยีต่ำซึ่งใช้ตู้เก็บไฟล์และโฟลเดอร์ไฟล์ จากนั้นมีแนวทางที่มีเทคโนโลยีสูงซึ่งใช้พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์หรือดิจิทัล คุณสามารถใช้วิธีใดก็ได้ที่เหมาะกับคุณที่สุด รวมทั้งการผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีระดับต่ำและขั้นสูง เอกสารต่างๆ เช่น สูติบัตร สูติบัตรและทะเบียนสมรสและบัตรประกันสังคม บันทึกการสร้างภูมิคุ้มกันโรค และหนังสือเดินทาง ล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่ง และควรเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัย ตู้เซฟหรือตู้เซฟที่บ้านจะช่วยได้ หากคุณใช้ตัวเลือกความปลอดภัยในบ้าน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตู้เซฟของคุณกันน้ำและกันไฟได้ [แหล่งข่าว: NOLO ] นอกจากนี้ยังควรเคลื่อนย้ายได้ง่าย ดังนั้นกล่องล็อคจึงเป็นทางเลือกที่ดี ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลและออนไลน์นั้นสะดวก ใช้งานง่าย และให้การเข้าถึงเอกสารของคุณได้ง่าย การจัดเก็บภาพถ่ายแบบดิจิทัลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเก็บรักษาภาพถ่ายครอบครัวอันมีค่าของคุณให้ปลอดภัย ในขณะที่มอบวิธีง่ายๆ ในการแบ่งปันกับเพื่อนและครอบครัว เว็บไซต์เช่น และ นั้นฟรี และอนุญาตให้คุณจัดเก็บรูปภาพของคุณและตัดสินใจว่าใครสามารถดูได้ เมื่อคุณทราบแล้วว่าคุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญของคุณไว้ที่ใด สิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณาก็คือที่ที่จะไม่จัดเก็บเอกสารเหล่านั้น ความผิดพลาดครั้งใหญ่ที่บางคนทำคือการถือเอกสารสำคัญไว้ในกระเป๋าสตางค์หรือกระเป๋าเงิน นี่เป็นเรื่องใหญ่ไม่มีไม่มี การพกบัตรประกันสังคมหรือสูติบัตรติดตัวไปด้วยจะเพิ่มความเสี่ยงอย่างมากที่บัตรจะสูญหายหรือถูกขโมย [ที่มา: Privacy Rights Clearinghouse ] ลดความเสี่ยงในการโจรกรรมข้อมูลประจำตัวและช่วยตัวเองให้เสียเวลาและความเครียดในกระบวนการ - จัดระเบียบ! สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดระเบียบเอกสารสำคัญ โปรดดูที่ลิงค์ในหน้าต่อไปนี้ การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อจัดเก็บเอกสารและภาพถ่ายที่สำคัญเป็นวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าเทคโนโลยีจะยอดเยี่ยม แต่ก็ไม่ได้สมบูรณ์แบบเสมอไป ระบบขัดข้อง ไฟดับ มีคนตัดสินใจเอาแก้วน้ำใส่ฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ คุณเข้าใจแล้ว คุณสามารถสำรองข้อมูลลงซีดีฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือหากคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นรุ่นใหม่ คอมพิวเตอร์อาจมาพร้อมกับข้อมูลสำรองในตัวที่บันทึกข้อมูลของคุณทางออนไลน์ [แหล่งที่มา: Microsoft Online Safety ]